Alles weten over muziek maken? Ga naar onze Muziekschool Kaatsheuvel

Privacy

Kon. Erk. Harmonie Kaatsheuvel

Privacyreglement

4 juni 2018

Kon. Erk. Harmonie Kaatsheuvel (gevestigd aan Linge 32, 5172DR Kaatsheuvel), is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

1.    Contactgegevens

Zie onze website http://www.harmoniekaatsheuvel.nl voor contactgegevens van ons secretariaat.

2.    Privacyfunctionaris

Zie onze website http://www.harmoniekaatsheuvel.nl voor contactgegevens van degene die voor de harmonie het aanspreekpunt is met betrekking tot de privacy. Deze is bij voorkeur bereikbaar onder privacy@harmoniekaatsheuvel.nl.

3.    Persoonsgegevens die wij verwerken

Kon. Erk. Harmonie Kaatsheuvel verwerkt uw persoonsgegevens omdat u lid bent of op andere wijze betrokken bent bij de activiteiten van onze vereniging. U bent bijvoorbeeld dirigent, docent, sponsor, Vriend van de Harmonie, vrijwilliger of (contactpersoon van een) leverancier van diensten (drukker, fotograaf, websitebeheerder, provider).

Er worden niet meer gegevens van u gevraagd dan nodig is voor onze activiteiten.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voornaam, voorvoegsel en achternaam
  • Geboortedatum
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Bankrekeningnummer

Bankrekeningnummers worden alleen verzameld voor de nodige betalingen en incasso’s.

Incasso’s worden uitsluitend uitgevoerd op basis van een ondertekende machtiging daarvoor.

4.    Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Kon. Erk. Harmonie Kaatsheuvel verzamelt alleen gegevens over gezondheid als dat noodzakelijk is bij bepaalde activiteiten. Bij ons betreft dat informatie over aandoeningen, medicijngebruik, allergieën en dieeteisen voorzover nodig bij de organisatie van het jaarlijkse Muziekkamp en een gezamenlijke maaltijd bij bijvoorbeeld de concertreis.

5.    Leden jonger dan 16 jaar

Voor de verzameling van gegevens van leden jonger dan 16 jaar, vraagt Kon. Erk. Harmonie Kaatsheuvel altijd expliciete toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger (ouder, voogd, etc.).

6.    Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Kon. Erk. Harmonie Kaatsheuvel verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het goed laten verlopen van al onze activiteiten voor leden, leerlingen en andere betrokkenen;
  • Het afhandelen van betalingen, ontvangsten en incasso’s;
  • Het plaatsen van onze publicaties;
  • Het verstrekken van informatie aan derden waar dat nodig of voorgeschreven is.

De toestemming voor die verwerking geeft u bij invulling van onze schriftelijke of electronische formulieren. Daarbij gaat het ook over expliciete toestemming voor het herkenbaar in beeld zijn bij het plaatsen van foto’s in publicaties.

7.    Geautomatiseerde besluitvorming

Kon. Erk. Harmonie Kaatsheuvel neemt op basis van geautomatiseerde verwerkingen geen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Kon. Erk. Harmonie Kaatsheuvel) tussen zit.

8.    Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Kon. Erk. Harmonie Kaatsheuvel bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen.

  • Financiële gegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. Dat betekent dat alle persoons­gegevens van personen   waar de harmonie een financiële relatie mee heeft gehad na 7 jaar na beëindiging van die relatie worden verwijderd uit de Financiële Administratie.
  • Naam- en adresgegevens, telefoonnummers en emailadres van leden blijven in principe ook na beëindiging                van het lidmaatschap bewaard. De harmonie vindt dat van belang voor communicatie over concerten, jubilea en reunieën.
  • De bijzondere persoonsgegevens (gezondheid) worden uitsluitend verzameld en gebruikt door de organisatie van de betreffende activiteit en na afloop van die activiteit vernietigd.
  • In alle andere gevallen worden gegevens na 2 jaar verwijderd.
  • Als personen bij beëindiging van de relatie aangeven dat hun persoonsgegevens per direct worden verwijderd, zal dat uiteraard gebeuren.

9.    Delen van persoonsgegevens met derden

Kon. Erk. Harmonie Kaatsheuvel deelt uw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is. De harmonie zorgt ervoor dat ook daar garanties zijn dat aan de vereisten van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens is voldaan en doet dat door:

  • Te toetsen of derden een privacyreglement hebben dat aan die eisen voldoet of
  • Een verwerkersovereenkomst af te sluiten met die derde waarin dat wordt gegarandeerd

Gegevens over gezondheid worden niet uitgewisseld met derden.

10.  Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

11.  Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Kon. Erk. Harmonie Kaatsheuvel.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoons­gegevens sturen naar privacy@harmoniekaatsheuvel.nl.

Kon. Erk. Harmonie Kaatsheuvel wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

12.  Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Kon. Erk. Harmonie Kaatsheuvel neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaar­making en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Dit betreft o.a. toegangsbeveiliging op onze database, computers en telefoons, opslag van document en het nemen van veiligheids­kopieën.

Daarnaast ondertekent iedereen die namens Kon. Erk. Harmonie Kaatsheuvel optreedt als bestuurslid, commissielid, dirigent of docent een Geheimhoudingsverklaring.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via privacy@harmoniekaatsheuvel.nl.